Vergelijk en combineer documenten in Microsoft Word
Vergelijken en combineren zijn twee zeer handige functies van Microsoft Word maar door de meesten van ons zelden gebruikt omdat we niet op de hoogte zijn van deze functies. Met deze functies kunnen we twee documenten vergelijken en het verschil tussen beide vinden. Laten we daarom eerst eens kijken naar enkele situaties in onze dagelijkse werken waarin we het gebruik ervan kunnen terugvinden.
In sommige gevallen hebben we mogelijk verschillende versies van hetzelfde document. Het kan zijn dat we deze verschillende versies moeten vergelijken om de onderlinge veranderingen te zien. Of we moeten ze misschien combineren om een definitieve kopie van het document te genereren. Met behulp van de vergelijkingsfunctie kunnen we de wijzigingen bekijken die op elke regel zijn aangebracht, zelfs inclusief een wijziging in de witruimte. Ook een andere toepassing van deze functies komt in onze cv-voorbereiding. We hebben meestal meer dan één exemplaar van hervat voorbereid voor verschillende doeleinden of in de loop van de tijd aangepast. Als u twee exemplaren wilt vergelijken of combineren om een bijgewerkte cv te maken, kan de functie Vergelijken en combineren soms van groot nut zijn.
Op het eerste gezicht lijkt het erop dat deze twee kenmerken hetzelfde zijn. Maar ze hebben verschillende functionaliteiten. De combinatiefunctie stelt ons eigenlijk in staat om te achterhalen wie welke wijzigingen in een document heeft aangebracht, naast het markeren van de wijzigingen. Maar de vergelijkingsfunctie vergelijkt alleen de inhoudsverschillen tussen twee documenten.
Laten we nu eens kijken hoe we deze functies kunnen gebruiken.
Documenten in Word vergelijken
1.Open Word en je vindt het Vergelijken optie onder de beoordelingstab. Klik op Vergelijken
2. Selecteer nu vanuit het menu Vergelijken optie om twee willekeurige documenten te vergelijken.
3. Nu verschijnt het dialoogvenster Documenten vergelijken. We moeten de twee documenten selecteren die moeten worden vergeleken. Selecteer een origineel document en een herzien document. Onder de vergelijkingsinstellingen hebben we verschillende opties die kunnen worden gecontroleerd volgens onze voorkeuren. De wijzigingen kunnen op woord- of tekenniveau worden vergeleken. Het is beter om de optie te kiezen om de wijzigingen in een nieuw document weer te geven om te voorkomen dat er met de originele documenten wordt geknoeid.
4. Als u op OK klikt, krijgen we een nieuw document waarin de verschillen zijn gemarkeerd. In de zijbalk kunnen we het aantal invoegingen, verwijderingen, verplaatsingen en opmaakwijzigingen zien. Elke wijziging wordt gemarkeerd en goed uitgelegd. In het nieuwe document wordt doorgehaalde tekst verwijderd, rood onderstreepte tekst toegevoegd en groene tekst verplaatst.
5. Standaard hebben we de originele kopie van het document geselecteerd en weergegeven in het rechterpaneel. We kunnen in het rechterpaneel naar beneden scrollen in het originele document en het nieuwe document met de gemarkeerde wijzigingen zal dienovereenkomstig scrollen. Maar we hebben nog een andere optie om het originele document te verbergen. We kunnen deze optie selecteren op het tabblad Beoordeling. Ga naar de optie Vergelijken op het tabblad Beoordeling -> Brondocumenten weergeven-> selecteer de optie Brondocument verbergen.
6. Selecteer nu op het tabblad Volgen de optie Ballonnen en klik op Revisies weergeven in ballonnen.
Nu kunnen we in het rechterpaneel de revisies in het document zien die in detail zijn gemarkeerd in het ballonkennisgevingsformulier. Dit geeft een eenvoudiger overzicht van wijzigingen in de documenten.
7. Als u een definitieve kopie van het document wilt hebben van het origineel en de herziene kopieën, dan kunt u dit eenvoudig doen door het nieuwe document te bewerken met alle wijzigingen gemarkeerd. Bij elke wijziging klikt u met de rechtermuisknop op de regel en kiest u of u de wijziging wilt accepteren of weigeren. We kunnen dus de gewenste wijzigingen toevoegen en de wijzigingen negeren die niet nodig zijn om een definitieve kopie van het document te maken.
Documenten combineren in Word
De functie Combineren werkt vergelijkbaar met vergelijken. We hebben het verschil in hun functies al gezien. Combineren kan worden gebruikt om twee versies van een document samen te voegen om een definitieve kopie van het document te maken. Wanneer we combineren gebruiken om een nieuw document te genereren, worden alle wijzigingen in het herziene document bijgehouden wijzigingen die zijn geïdentificeerd door de auteurs die de wijzigingen hebben aangebracht.
Laten we nu eens kijken hoe we de combinatiefunctie kunnen gebruiken:
1. Selecteer in het overzichtstabblad de optie Vergelijken en klik op Combineren.
2. Selecteer in het dialoogvenster Combineren het origineel en de herziene kopie van de documenten die u wilt combineren. Pas de instellingen aan volgens uw voorkeuren en klik op OK.
Hierna krijgt u dezelfde lay-out als voorheen in de vergelijkingsoptie. U kunt de wijzigingen bekijken, er met de rechtermuisknop op klikken en kiezen of u de wijziging wilt accepteren of weigeren. Zo kan het herziene nieuwe document worden gegenereerd.
Ik hoop dat je een duidelijk idee hebt gekregen over het vergelijken en combineren van functionaliteiten. Maak gebruik van deze handige functies om uw werk gemakkelijker te maken en tijd te besparen.
Altijd graag meer leren.
Aanbevolen voor jou:- Meerdere Word-documenten samenvoegen tot één in Microsoft Word 2016
- Fix Spellingcontrole werkt niet in MS Word
- 25 Hidden Microsoft Word 2016 Tips om MS Word sneller te gebruiken
- Hoe u een niet-opgeslagen Word-document in MS Word kunt herstellen
- Alle afbeeldingen van Microsoft Word opslaan in een map in Windows 10
- JPG-bestand converteren naar bewerkbaar Word-document in Windows 10